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Le Théâtre Vidy-Lausanne cherche un-e Secrétaire de direction

Domaine artistique: 
Théâtre
Activité professionnelle: 
Secrétaire

Le Théâtre Vidy-Lausanne recherche

un-e Secrétaire de direction (90 à 100%)

sous l'autorité du Directeur, Vincent Baudriller, et de la Directrice administrative et financière.

Vos missions:

  • Gérer l’ensemble des tâches administratives et le secrétariat complet du Directeur;
  • Assister la direction dans la circulation de l’information interne et dans les tâches administratives liées aux partenariats et aux contacts avec l’extérieur.

Vos activités:

  • Suivi des communications du Directeur: rendez-vous, appels téléphoniques et agenda du Directeur;
  • Rédaction des courriers, réponses, notes de synthèse et procès-verbaux et suivi de la correspondance du Directeur;
  • Gestion et planification des déplacements du Directeur en Suisse et à l’étranger (voyages, hébergement, etc.) et établissement des feuilles de route;
  • Tri des projets adressés au Directeur et préparation, au besoin, de notes de synthèse;
  • Recherches documentaires pour les membres de la direction;
  • Gestion des fichiers de contacts (filemaker, sécutix), de leur développement et de leur mise à jour; établissement des listings dédiés de diffusion en fonction des communications;
  • Suivi de la communication interne: circulation de l’information entre les membres de la direction et établissement/ diffusion hebdomadaire de la note interne du Théâtre pour l’ensemble des salariés;
  • Création et mise à jour de différents plannings d’activité internes, veille d’agenda sur les activités des partenaires extérieurs;
  • Coordination de l’accueil des invités de la direction, notamment en lien avec la billetterie;
  • Participation au suivi administratif d’associations liées au théâtre, par exemple cercle des mécènes, réseaux de théâtres, etc.

Votre profil:

  • Expérience exigée d’au moins 5 ans dans un poste similaire, par exemple dans la culture ou l’administration publique;
  • Très bonnes compétences d’expression écrite et orale;
  • Maîtrise du français, de l’anglais et de l’allemand;
  • Maîtrise des outils informatiques;
  • Qualités requises: organisation, méthode, rigueur, autonomie, capacité à traiter des informations confidentielles et à s’adapter à une grande diversité d’interlocuteurs, diplomatie, discrétion;
  • Intérêt pour la culture et le théâtre.

Lieu de travail: Lausanne
Entrée en fonction: 22 janvier 2018 ou à convenir.

Candidature (CV, lettre de motivation, certificats de travail) par e-mail avant le 18 décembre 2017 à recrutement@vidy.ch.

www.vidy.ch